Secretariado Administrativo Comercial

AREA DE ASISTENTE EMPRESARIAL





Módulo: El asistente como imagen de la empresa

"Saber Estar, Saber Hacer". Normas básicas de Protocolo y Cortesía según el tipo de acto o celebración.
La importancia del asistente como imagen personal y profesional de la dirección de la empresa y como transmisora de sus valores corporativos. Cómo acertar en la indumentaria y aspecto físico según el tipo y motivo del acto. El poder de la Imagen.

Recepción y atención de visitas: La comunicación no verbal (Posturas, gestos, movimientos corporales, expresiones faciales etc.). El color.
Cómo cuidar la primera impresión. Cómo adaptarse a los distintos usos sociales de otras culturas y empresas. Cómo deben situarse los asistentes en función del tipo de acto: Precedencias y presidencias.
Códigos del vestir. Imagen y personalidad. Entorno y contexto

Habilidades y técnicas para el desarrollo personal y profesional del asistente.
Desarrollo de las principales técnicas y habilidades que permitan crear un clima favorable en el trabajo: Empatía, asertividad, autocontrol, capacidad de negociación, auto motivación y pro actividad. Diagnostico de las principales causas de conflictividad laboral: estrés, inseguridad, falta de comunicación, miedo, rivalidad. La Inteligencia Emocional y su aplicación en la empresa.

Servicio y atención al cliente
La importancia del cliente en la estrategia empresarial.
Concepto de calidad de servicio. Cómo ofrecer y dar servicio. Psicología del interlocutor:
Identificar las necesidades de los clientes.
Tipologías de clientes. Habilidades de comunicación con el cliente. Conocer y dominar los elementos de la comunicación telefónica.
Reclamaciones y objeciones: resolución de situaciones conflictivas.


Módulo: La organización del trabajo de oficina

Cómo delimitar los problemas reales de la gestión del tiempo. Autodiagnóstico para detectar los elementos de pérdida de tiempo.
Planificación y distribución de tareas: Lo urgente y lo importante. Plan para evitar los hábitos negativos.

Manejo de archivo. Manejo de correspondencia.
Manejo de agenda. Fundamentos de administración. Nociones básicas de empresas y entidades. Niveles. Estructuras. Presupuestos y control. Organigrama.

Organización de viajes. Documentos necesarios, reservas de hotel, compra de pasajes aéreos, etc.
Armado de valijas y conjuntos para viajes. Regalos empresariales. Rentabilidad de las prendas.

Organización de reuniones ejecutivas con personal de la empresa, otras empresas del país o del exterior.
Las presentaciones. Las invitaciones. Comportamiento en la mesa. Detalles cena formal. La elección correcta según de los equipos según la ocasión.

Módulo: Técnicas de comunicación

Cómo dominar y perfeccionar las diferentes técnicas para redactar documentos empresariales.
Tipos de documentos internos y externos: comunicados, actas, documentos para presentaciones, informes, cartas comerciales, e-mails, y notas de prensa.

Comunicación oral. El arte de la conversación.
Hablar en público, comunicar y convencer.
Conocer los elementos básicos de la comunicación oral. Obstáculos que dificultan una comunicación eficaz. Elementos de la comunicación no verbal que deben dominarse.
Cómo dominar y utilizar los medios y recursos para despertar y mantener la atención del público.


Las nuevas tecnologías de la comunicación. Buen uso del celular y la comunicación electrónica.
Cómo contribuyen Internet y las nuevas tecnologías a dar valor añadido al trabajo de oficina. Cómo utilizar los recursos de la red para apoyar la gestión directiva. Cómo encontrar la información precisa en el menor tiempo posible. Qué tipos de problemas pueden
aparecer en la búsqueda de información y cómo solucionarlos. Gestión de reservas o­n-line y compras o­n-line a proveedores.





AREA ADMINISTRATIVA COMERCIAL



MODULO COMPRAS:

-Pedidos de Compras para bienes con stock, bienes sin stock y servicios.
-Selección de Proveedores.
-Manejo de las cuentas corrientes de los proveedores.
-Tareas en el sector de Recepción de bienes.
-Manejo del Sistema de Stock (para bienes con stock).
-Controles o chequeos que se realizan en cada una de las tareas. Ejemplo: Cómo se hace el control de la Factura del proveedor.
-Cómo confeccionar la documentación de Compras: Solicitud de Compras; Pedido de Cotización; Orden de Compra; Contratos de Servicios, Informe de Recepción de bienes.
-Cómo utilizar la documentación.
-Armado de Archivos de toda la documentación (Legajo de Compras, etc.).
-Registraciones de Compras de bienes y servicios.
-Actualización de cuentas corrientes de los proveedores.
-Otros tipos de información que se pueden desarrollar en Compras, y sus destinatarios (Ejemplo: Gerencia).

MODULO PAGOS:

-Preparación de los pagos de facturas de bienes y servicios. Archivos a consultar.
-Cálculo Retenciones Impositivas que se realizan en el momento del pago, según AFIP e Ingresos Brutos.
-Manejo de las cuentas corrientes de los proveedores.
-Emisión de Cheques: Confección de distintos tipos de cheques, según las normas actuales del Banco Central.
-Realización del Pago: Tareas para concretar el pago a proveedores.
-Confección de la documentación fundamental de Pagos: Orden de Pago.
-Manejo de documentación de Pagos: Orden de Pago, Factura y Recibo del proveedor.
-Controles o chequeos que se realizan en cada una de las tareas. Ejemplo: Controles antes de la firma de cheques.
-Armado de Archivos de toda la documentación.
-Registraciones de Pagos de facturas de proveedores.
-Actualización de cuentas corrientes de los proveedores.
-Otros tipos de información que se pueden desarrollar en Pagos y sus destinatarios.

MODULO VENTAS:

-Recepción de pedidos de bienes y servicios por parte de los clientes: distintas modalidades.
-Manejo de las cuentas corrientes de los clientes.
-Manejo del Sistema de Stock (para bienes con stock).
-Aprobación del Crédito: Control para aprobación de facturación del pedido.
-Preparación del pedido, en el caso de venta de bienes.
-Despacho o Expedición del pedido, en el caso de venta de bienes.
-Facturación: Cómo facturar de acuerdo a la categorización en el IVA de la empresa vendedora y del cliente.
-Manejo de las listas de precios mayoristas, etc.
-Confección de la documentación de Ventas (aparte de Facturación): Nota de Pedido; Nota de Débito; Nota de Crédito; Hoja de Ruta; Remito.
-Cómo utilizar la documentación.
-Controles o chequeos que se realizan en cada una de las tareas. Ejemplo: Controles en el sector Despacho o Expedición antes de enviar los bienes al cliente.
-Cómo armar Archivos de la documentación.
-Registraciones de Ventas de facturas de clientes.
-Actualización de cuentas corrientes de los clientes.
-Otros tipos de información que se pueden desarrollar en Ventas y sus destinatarios.

MODULO COBRANZAS:

-Organización de las Cobranzas a clientes.
-Realización de las Cobranzas: qué tareas desarrollar para concretar las cobranzas.
-Rendición de las Cobranzas.
-Confección de la documentación del área: Listado de Cobranzas; Recibos a Clientes; Boletas de depósito bancarias.
-Cómo utilizar cada uno de los documentos.
-Controles o chequeos que se realizan en cada una de las tareas. Ejemplo: Controles en la etapa de Organización de las Cobranzas.
-Armado de Archivos de la documentación.
-Registraciones de Cobranzas de facturas de clientes.
-Actualización de cuentas corrientes de los clientes.
-Otros tipos de información que se pueden desarrollar en Cobranzas y sus destinatarios.

MODULO PRODUCCION:

-Confección de documentación en las siguientes etapas de Producción: Programación de la Producción, Fabricación, Control de Calidad
-La documentación a confeccionar es: Orden de Producción; Pedido de Materiales; Parte Diario de Producción.
-Manejo del Sistema de Sock
-Cómo utilizar cada uno de los documentos.
-Controles o chequeos que se realizan: Ejemplo: Control de avance de la Producción respecto de la Producción programada.
-Armado de Archivos de la documentación.
-Registraciones de la Producción.
-Otros tipos de información que se pueden desarrollar en el área administrativa de Producción y sus destinatarios.






AREA HERRAMIENTAS INFORMATICAS DE OFFICE


MÓDULO: Procesador de Textos WORD

Su uso práctico ofimático-creación de autotexto para logos comerciales y autotexto para direcciones empresariales.
Utilización de etiquetas postales y personales para oficinas.
Uso de tablas para listados utilizados en la práctica comercial de presentaciones estadísticas.
Creación de folletos con autoformas y volantes de productos para la venta con wordart. Utilización de columnas estilo periodístico y presentaciones de bloques de texto con notas al pie, encabezado y pie de página.
Diagrama general de cartas comerciales y su tipeo básico.


MÓDULO: Planilla de Cálculo EXCEL

Su uso práctico como libro contable. Funciones aritméticas básicas y funciones avanzadas.
Uso de la función pago para cálculo de préstamos personales.
Uso de la función si para condicionales lógicos, como por ejemplo, la existencia en stock de mercaderías.
Creación de listas personalizadas y de presupuestos generales con utilización de función suma.
Creación de gráficos empresariales para ventas, pérdidas, ganancias, gastos y porcentajes.
Obtención de subtotales y creación de tablas dinámicas, en listas con grandes volúmenes de datos económicos.


MÓDULO: Presentaciones gráficas POWER POINT

Presentaciones comerciales y empresariales. Su uso como elemento visual efectivo.
Diapositivas diseñadas con texto, imágenes, sonido y animaciones.
Como darle a la presentación comercial los efectos de transición y los segundos de avance.
Como ver la presentación comercial en la vista clasificador de diapositiva.
Ver la presentación en forma completa para agregar o quitar algún objeto de la misma. Su uso en la oficina para ser enviado como archivo adjunto .pps (presentación power point).


AREA TANGO GESTION


VENTAS



COMPRAS

SUELDOS